Zoeken
Generic filters
nl Dutch
Zoek op rubiek

Samenwerking Data Space, Circle Software en Universiteit Leiden

Meer grip op informatiestromen met Circle Software.

Universiteit Leiden wint kwaliteit en ruimte met digitaal personeelsdossier
Meer grip op personeelsgegevens, 70m archiefruimte gewonnen en betere mogelijkheden om te koppelen met systemen zoals e-HRM. Slechts enkele voordelen waarmee Universiteit Leiden aantoont dat de inzet van documentmanagement specialist Circle Software, zoden aan de dijk zet. Alle decentrale P&O afdelingen werken nu vanuit één veilig opgeslagen personeelsdossier. Duur transport van fysieke dossiers van en naar de diverse faculteiten is van de baan. En de opbouw van dossiers is nu uniform.

“We wilden vanuit Personeel & Organisatie meer grip op informatiestromen,” licht Paul de Hoog (hoofd HRM) de behoefte aan een nieuw systeem toe, “Vooral de personeelsgegevens waren door de decentrale opzet van onze organisatie soms moeilijk te achterhalen. Zo hadden de personeelsafdelingen van de diverse faculteiten de vrijheid hun dossier in te richten zoals zij het goed achtten. Hierdoor ontstond wildgroei in de dossieropbouw. Ook bleek het opschonen van het bestand een klus die door tijdgebrek er steeds bij in schoot. Daarnaast was er geen mogelijkheid om tegelijk aan een dossier te werken.” Parallel hieraan, liep vanuit de afdeling salarisadministratie het verzoek om koppeling van het digitale personeelsdossier aan de salarisadministratie (daarbij uitnemen van doublures in scannen en registreren).. Ook zocht De Hoog vanuit zijn afdeling naar een manier om het e-HRM systeem verder uit te bouwen. Electronic Human Resource Management (e-HRM) ondersteunt Personeel & Organisatie (P&O) door digitalisering (zoals E-forms) in te zetten bijvoorbeeld bij werving & selectie, contracten, beoordelingen en beloning en bij het vertrek van medewerkers.

Pragmatisch
Om de verzoeken vanuit salarisadministratie en P&O in te willigen, ging De Hoog op zoek naar een passend systeem. Hij riep daarbij de hulp in van zijn collega’s Gert Suurland en Molle Eijer. Suurland is hoofd DIA (Documentaire Informatieverzorging en Archiefbeheer) en Eijer is werkzaam als functioneel beheerder. De Hoog: “We zochten een pragmatische oplossing die flexibel is aan te passen aan onze wensen zonder dat voor iedere aanpassing een externe consultant nodig is.” Suurland voegt daaraan toe dat tevens wetgeving een rol speelde: “Niet alleen vanuit onze organisatie maar ook wettelijk nam de vraag toe naar inzicht in het proces vanaf het moment dat een dossier wordt gemaakt tot en met het moment van vernietiging. Aan het systeem dus de taak de zoekfunctie en toegankelijkheid van gegevens te verbeteren zonder dat de privacy van de medewerkers in het geding zou raken.”

Vrijheidsgraden
Bij het Kenniscentrum Onderwijs van Circle Software vond de Leidse universiteit de benodigde kennis en flexibiliteit. Men had met Circle Software al ervaring opgedaan bij digitalisering van het archief. Molle Eijer: “Circle Software implementeerde hiervoor een solide en betrouwbaar pakket met voldoende vrijheidsgraden. Daarom wilden wij dit pakket ook elders in de organisatie verder uitbouwen.” Echter voordat de knop bij Personeel en Organisatie kon worden omgezet, was er flink wat werk aan de winkel. De hele basis van het personeelsbestand moest opnieuw worden opgebouwd en opgeschoond voordat de papieren dossiers gereed waren om ingescand te worden. Het scannen van de dossiers werd gedaan door Data Space in Eindhoven, een partner waarmee Circle Software al geruime tijd samenwerkt. Daarna volgde de verdere digitaliseringsslag van het personeelsdossier en zorgde Circle Software voor de softwarematige implementatie.

Ambassadeurs
Het papieren dossier verhuisde gefaseerd vanuit zeven decentrale locaties in Leiden naar één centraal archief in Eindhoven. Een traject dat niet alleen fysiek veel werk is maar ook mentaal het nodige vraagt van de medewerkers, weet Suurland uit ervaring: “Het gaat hier ook om een cultuuromslag. Je haalt mensen van hun oude werkwijze af. Dat werd ons in het begin niet altijd in dank afgenomen. We hebben daarom besloten het project stapsgewijs uit te voeren. Omdat de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen het meest zag in de digitalisering, zijn we bij hen begonnen. Bovendien is dit ook de grootste faculteit met de meest mutaties in het personeelsdossier. In totaal ging het hier om 2.200 dossiers met gegevens van medewerkers, gastmedewerkers en onderzoekers. Binnen enkele maanden kon het gehele proces worden afgerond en hadden we al gauw een aantal ambassadeurs die de digitaliseringslag gingen promoten bij de overige faculteiten.”
Pamperen
Na de succesvolle implementatie bij de grootste faculteit, wilden meer faculteiten over naar de digitale personeelsdossiers. Suurland: “Werkenderwijs veranderen werkt het best. Mensen ervaren dan de voordelen in de praktijk. Maar je moet ze wel blijven ‘pamperen’. Zo hebben wij per faculteit één vast aanspreekpunt en zijn direct beschikbaar bij vragen. Als je op die manier in contact blijft, ontstaat er vertrouwen. En omdat de informatie nu digitaal en uniform voorhanden is kunnen wij met onze afdeling makkelijker ondersteunen en inspringen wanneer bijvoorbeeld P&O extra handjes nodig heeft. Zijn er vragen, dan kunnen we altijd bij Circle Software terecht.”

Stapsgewijs
Inmiddels zijn ruim 5000 personeelsdossiers (een half miljoen pagina’s) opgeschoond, gescand en gedigitaliseerd en de papieren dossiers veilig achter slot en grendel bij Data Space. De volgende stap is de koppeling van het digitale personeelsdossier aan de salarisadministratie. Een traject dat de Universiteit Leiden wederom stapsgewijs aanpakt, benadrukt Suurland: “Qua organisatie en budget is het zo te behappen. Als we de digitalisering van de papieren dossiers en de salarisadministratie tegelijk hadden aangepakt, was het moeilijker geweest om de mensen mee te krijgen.” Eijer voegt daaraan toe: “Nu gaan mensen zeggen dat ze het niet meer anders willen. Het valt hen nu pas op hoe reusachtig de fysieke handling rondom de dossiers was. Ook de gelijktijdige raadpleging van dossiers wordt als een enorme pré ervaren. Daarnaast scheelt het simpelweg in vierkante meters archiefruimte.”

Kwaliteitsverbetering
Ruim 200 archiefdozen van de Universiteit Leiden staan nu in Eindhoven, omgerekend is dat 70m archiefruimte. Een belangrijke besparing voor een universiteit die gevestigd is op de duurste vierkante meters van Leiden. Ook de transporten van en naar de faculteiten, zijn verleden tijd. Toch zit daar niet de grootste winst zegt Paul de Hoog: “Wij verwachten dat de grootste winst pas in een later stadium zichtbaar wordt. Bijvoorbeeld bij reorganisaties of bij verdergaande samenwerking met andere universiteiten. Dan is het goed dat we kunnen aansluiten bij nieuwe technologieën en onze toepassingen in e-HRM, zoals de salarisadministratie, optimaal kunnen benutten. Daarmee zijn we voorbereid om meer werk te verzetten met minder mensen. Maar het belangrijkst is dat de algehele kwaliteit van ons P&O werk toeneemt. De oplossingen van Circle Software bieden hiervoor de flexibiliteit die wij vragen als universiteit in beweging.”

Reacties

comments

Scroll to Top