Zoek op rubiek

Contractmanagement, een ondergeschoven kindje?

Contractmanagement is al jaren een onderwerp op menig congres en in veel bladen. “Bedrijven en organisaties die dit goed georganiseerd hebben moet je met een lampje zoeken”, verteld Marko Groener, Interim/adviseur op het gebied van contract- en beheeroptimalisatie bij Yender. De afgelopen jaren heeft Yender verschillende woningcorporaties en gemeenten ondersteunt bij het optimaliseren van onderhoudscontracten en dus ook het vereenvoudigen van het beheer. Tijdens het inventariseren bij onze opdrachtgevers is duidelijk geworden dat er vaak een groot gat zit tussen de verwachting, wensen en eisen van de opdrachtgever en de diensten en voorwaarden die zijn omschreven in de afgesloten overeenkomsten. Groener verteld: ”Vaak ligt het verwachtingspatroon bij de opdrachtgever hoger dan wat in de overeenkomst staat omschreven. Zeker bij die overeenkomsten die door de onderhoudspartij zijn opgesteld. Wij vinden het belangrijk dat de opdrachtgever zijn/haar wensen duidelijk in beeld heeft en daarbij altijd de te leveren kwaliteit van dienstverlening leidend laat zijn. Om dit te realiseren brengen we altijd eerst de klantverwachting in kaart zodat het gewenste resultaat inzichtelijk wordt. Pas daarna gaan we gezamenlijk met onze opdrachtgever het optimalisatietraject in met als doel de verwachting om te zetten naar het gewenste resultaat. Wij zien het als een soort ‘datingtraject’, je zoekt de best passende partij bij de opdrachtgever. Dit betekent dat in het traject veel informatie wordt gevraagd van de onderhoudspartijen. Deze informatie wordt besproken en vergeleken met de wensen van de opdrachtgever. De best passende organisatie, kwaliteit en prijs, wordt als eerste uitgenodigd voor het gesprek. Prijs alleen kan nooit een selectiecriteria zijn, het gaat altijd om het grote totaal”.

Contractmanagement moet gaan leven:
Bij het afsluiten van contracten worden vaak mooie besparingen berekend, die lang niet allemaal worden gerealiseerd mits het implementeren van de nieuwe contracten goed wordt uitgevoerd. Hierbij zijn de opdrachtgever, onderhoudspartij maar ook de adviseur van groot belang. De adviseur moet ervoor zorgen dat het contractmanagement gaat leven bij de betrokkenen. Spreekt het de betrokkenen eigenlijk wel aan? Wie moet er eigenlijk betrokken zijn? “Besparingen die door onze aanpak worden bereikt variëren tussen de 20% tot 50%. Dit is nog exclusief de besparingen op het interne beheer en de administratiekosten”. Door elk jaar helder te krijgen wat de meerwaarde is van contractmanagement neemt het besparing potentioneel alleen maar toe.

Stop ad-hoc:
Contractmanagement vergroot niet alleen het inzicht in de financiële gevolgen van het contract, het leidt ook tot minder risico’s, minder onverwachte kosten en een veiliger omgeving voor huurders en/of gebruikers van het gebouw. In veel gevallen lopen de contracten stilzwijgend door zonder dat de contracteigenaar daar erg in heeft, contracten niet actueel zijn en niet voldoen aan wet & regelgeving, dit zal bij goed management tot het verleden behoren. Ad-hoc wordt hiermee voorkomen en het optimale wordt bereikt.

Monitoren:
Het is wenselijk dat we de contracten inhoudelijk monitoren en afhankelijk van de contractomvang, regelmatig bespreken met alle betrokkenen. Een contract moet bij veranderde inzichten aangepast kunnen worden. Op deze wijze sluit het contract steeds beter aan bij de wensen en strategie van alle betrokkenen. Het doel moet altijd zijn dat het contract wordt geperfectioneerd en aan blijft sluiten bij de constant veranderende organisatie en inzichten. Door te blijven monitoren kan er, als het dreigt mis te gaan, sneller worden ingegrepen en worden problemen in een vroeg stadium voorkomen. “Het optimale uit het contract halen kan alleen een succes worden als je een vinger aan de pols houdt.”

Reacties

comments

Scroll to Top